Mój system zarządzania czasem i zadaniami na dzień 2025-08-25

W tym wpisie opowiem o tym jak mój mózg sabotuje własnoręcznie nakreślone plany oraz czy udaje mi się się z tym walczyć.

Moje porażki w zarządzaniu zadaniami

Mój sposób zarządzania zadaniami ewoluuje odkąd pamiętam. Zawsze miałem problem z tym aby daną (sobie bądź innym) obietnicę najpierw gdzieś w ogóle zapisać a potem nie zapomnieć sprawdzić tego miejsca PRZED wyznaczonym terminem.

Testowałem kolejne narzędzia i „rytuały” planowania czasu i ponosiłem kolejne porażki. Gdyby ktoś mi to opowiedział miałbym niezły ubaw. Oto stary koń nie potrafi raz dziennie zajrzeć w kalendarz i pilnować się ustalonego porządku dnia.

Wmawiam sobie, że to przez liczbę zadań, równoległych projektów i obowiązków. Mam przecież dom, rodzinę, pracę i firmę. Tu obiecam coś żonie, tam klientowi, jeszcze gdzie indziej dzieciom a na koniec i tak połowę z tego zapomnę i będzie mi głupio.

Ciekawe jest to, że znam osoby, które nie mają najmniejszego problemu z wykonywaniem zaplanowanych zadań. Wystarczyłoby teoretycznie robić dokładnie to co one, odgapić od nich system, prawda? Nie do końca. Możesz używać tych samych narzędzi ale sposobu działania ich mózgu nie skopiujesz.

Mój umysł – kiedy próbuję go przekonać do podążania według ustalonego (nawet przeze mnie) planu – działa jakby chciał mnie sabotować. Plan? NUUUDA! Zróbmy coś innego, szalonego, tylko nie działajmy według planu! Zajmijmy się czymś nowym, co właśnie mignęło w mailach, na fejsbuczku czy LinkeIn. Zadania zrobimy za chwilkę. Wódki nie przepijesz, pracy nie przerobisz, praca jest NUDNA!

I w ten sposób, zamiast pracować nagle okazuje się, że:

• piszę wpis na bloga o tym jak trudno mi się skupić na pracy,
• porządkuję zadania, zakładki, maile,
• porządkuję foldery na pulpicie,
• instaluję nowy soft, który zapisałem sobie jako ciekawostkę do sprawdzenia tydzień temu,
• sprzątam biurko, żeby klamoty nie psuły feng-shui i nie przeszkadzały w osiągnięciu zen,
• sprzątam garaż, bo jak tu się skupić z nieposprzątanym garażem, który jest tuż za ścianą!

I tak dalej i tym podobne.

Dlaczego ja?

To wszystko przysparza mi wielu frustracji, żalu do samego siebie, poczucia niższości i pewnie wielu innych negatywnych emocji. Jednak ponieważ jestem uparty to zawsze podnoszę się z desek i próbuję od nowa zapanować nad tym całym chaosem. Poniżej to, do czego doszedłem w ostatnich tygodniach.

Co robić, jak żyć? Czyli moje planowanie zadań na rok 2025

Mój sposób planowania sobie pracy na dziś, czyli 2025-08-25 (podaję datę, bo jutro może być już inny), jest następujący:

• w przeglądarce mam wyciągnięte na wierzch kilka najważniejszych zakładek:
  • Kalendarz,
  • „Na dziś” (lista Upcoming w Todoist),
  • Inbox (lista w Todoist),
  • Poczta firmowa+prywatna (chociaż często też korzystam z desktopowego eMclient),
• Zaczynając sesję przy kompie (pracuję niemal wyłącznie na dużym ekranie peceta lub laptopa) robię kolejne rzeczy celem zaplanowania dnia/tygodnia:
  • Sprawdzam, czy mam coś w kalendarzu lub „na dziś” w Todoist i zastanawiam się, czy nie trzeba tego przeplanować (czy dam radę czasowo, czy nie ma kolizji, czy jestem gotowy),
  • Jeśli do przeplanowania potrzebuję powiadomić kogoś – robię to od razu (przeprosiny + propozycja nowego terminu)
  • Rzucam okiem, czy coś w Todoist mam „przeterminowane” (czyli zawaliłem) i przeplanowuję to na kolejny możliwy termin,
  • zaglądam do „Inbox” i kategoryzuję (żeby zniknęło z inboxa) na rzeczy firmowe/domowe/prywatne itd oraz planuję datę i czas wykonania,
  • zaglądam do poczty i ewentualnie przypomnień w telefonie – czy coś należy przenieść do inbox (do zaplanowania na później) lub od razu zaplanować
• Planując wykonanie zadania staram się:
  • wybrać dzień
  • określić godzinę rozpoczęcia
  • przewidzieć czas na dane zadanie.
• To bardzo ważne, bo w ten sposób mój kalendarz (połączony z todoist) automatycznie blokuje ten okres i pokazuje mi, że doba nie jest z gumy.

Dodam, że powyższe staram się robić za każdym razem jak siadam do komputera po dłuższej przerwie, czasem 2-3 razy dziennie. Ale czasem zdarza się też, że nie siadam do kompa przez 3 dni – wtedy staram się być na bieżąco zaglądając do kalendarza i listy zadań w telefonie.

Oczywiście wszystko powyższe jest możliwe tylko, jeśli na bieżąco i natychmiast zapisuję wszystkie prośby, zadania i rzeczy o których nie mogę zapomnieć. Dlatego zawsze mam przy sobie telefon, w którym mam Todoist, kalendarz (na wieksze zadania) i specjalną aplikację do przypomnień (Notify Me, na drobne zadania do zrobienia w ciagu dnia, niewarte rejestracji w jakimś „grubym” narzędziu) tak aby szybko móc zarejestrować rzeczy do realizacji.

Dlaczego to działa?

Szczerze mówiąc – nie zawsze działa. Nadal zdarza mi się zawalać terminy, nie dowozić zadań, nie zaglądać do kalendarza przez kilka dni i potem się dziwić, że nie pamiętałem o ważnym terminie.

Ostatecznie jednak moje sito wychwytuje na tyle dużo tematów, że udaje mi się jakoś funkcjonować.

Dlaczego akurat taki zestaw narzędzi i linków do nich u mnie działa? I co jeszcze składa się na mój „prawie sukces”? Wydaje mi się, że kluczowe są tutaj:

• błyskawiczny, wyciągnięty na wierzch dostęp do narzędzi do zarządzania zadaniami i czasem – zarówno na komputerze jak na telefonie to są ikony będące zawsze o jeden klik/tap. Czyli – odpalam komputer, przeglądarkę i po 3 kliknięciach mam wszystko jak na dłoni. Gdyby linki te były schowane głębiej, łatwiej byłoby udawać, że ich tam wcale nie ma i zanurzyć się w mniej ważne tematy.
• wyrobienie sobie nawyku odpalania tych aplikacji jako pierwsza rzecz po uruchomieniu kompa czy odblokowaniu telefonu,
• wyinstalowanie wszystkich rozpraszaczy (feedy informacyjne, social media, gry) albo chociaż ukrycie linków do nich z codziennego widoku (jak do czegoś się trzeba doklikać przez kilka folderów/ekranów to staje się to coraz mniej zachęcające),
• wyłączenie wszystkich możliwych powiadomień w telefonie i na komputerze (poza alertami z Notify Me, Todoist i kalendarza i może 2-3 kluczowymi aplikacjami),
• wyznaczenie sobie w aplikacji do zarządzania zadaniami jak najprostszej kategoryzacji (aby jak najszybciej tworzyć zadania)
• nauka skrótów – np. w todoist nie wybieram wszystkich parametrów zadania ręcznie tylko wpisuję „Landing Page dla Klienta 1 #firmowe tomorrow 16:00 for 1h !10m” i to powoduje założenie zadania w projekcie „Firmowe”, na godzinę 16, jutro, z czasem trwania 1 godzina i przypomnieniem 10 minut przed czasem.

Plany na rozwój? Pewnie, że są!

Mój najbliższy pomysł to zbudowanie sobie asystenta, który będzie takie zadania rejestrował na podstawie notatek głosowych oraz szykował mi przegląd dnia. Uprości to jeszcze bardziej tworzenie zadań i ich kategoryzację.