Automatyczne generowanie dokumentów z szablonów

Wyobraź sobie – wypełniasz prosty formularz i klikasz „wyślij”. Po chwili dostajesz link lub maila z dokumentem zawierającym wprowadzone dane w dowolnie skomplikowanym szablonie – umowy, protokołu, faktury, oferty, pisma na Twojej firmówce itd. Fajne?

Jeśli obecnie ręcznie generujesz takie powtarzalne dokumenty – mam narzędzie, które ułatwi Twoją pracę. Pozwoli ci ono zbudować formularz do wprowadzania danych, lub możesz je zintegrować z dowolnym systemem, bazą czy arkuszem jakiego używasz w pracy. Na podstawie przesłanych parametrów wygeneruje ono dokument PDF i DOCX z dowolną treścią, logiką i obliczeniami. Brzmi fajnie?

O jakim narzędziu mówimy? To platforma Documentero, którą zbudowali nasi rodacy a dodatkowo można ją kupić w dożywotniej licencji na AppSumo za bardzo rozsądne pieniądze.

link partnerski do zakupu Documentero na AppSumo

Zanim przejedziemy dalej – dwie uwagi:

Jeśli nic jeszcze nie kupowałeś na AppSumo to zajrzyj na koniec wpisu o narzędziach do generowania grafiki przez AI po kilka porad i wskazówek,
linki umieszczone we wpisie prowadzą do platformy AppSumo (kupuję na niej od lat) i są partnerskie. Oznacza to tyle, że jeśli kupisz tam coś z mojego polecenia dostanę za to prowizję.

Automatyzacja generowania dokumentów – przykłady

Wróćmy do potencjalnych scenariuszy wykorzystania.

Wyobraźcie sobie, że chcesz przygotować ofertę czy projekt umowy dla nowego klienta. U mnie (a może i u Ciebie) często wyglądało to tak, że brałem plik z ostatnio wystawianą umową, robiłem kopię i wyszukiwałem wszystkie dane do zmiany – daty, dane osobowe, kwoty, zakres usług i tak dalej. Męczące i podatne na głupie błędy.

Co gdyby zamiast tego wypełnić formularz, w którym wszystkie zmienne dane mamy w jednym miejscu? Albo lepiej – dodać je od razu do systemu CRM, arkusza czy bazy danych a następnie wysłać do Documentero, które wygeneruje dla was dowolnie skomplikowany dokument bazujący na przygotowanym wcześniej szablonie? Przykład poniżej (jeśli podgląd się nie ładuje kliknij w ten link).

Formularz? A może arkusz, baza danych, CRM?

Dane do dokumentów możesz przesyłać na kilka sposobów. Najprostszym jest formularz osadzony na stronie www. Documentero pozwala ci taki zbudować, osadzić u siebie na stronie lub udostępnić gotowy link do wysłania klientom lub umieszczenia w mailach.

Mechanizm budowy formularza przewiduje różnego rodzaju pola, w tym powtarzalne sekcje, za pomocą których zbudujesz dowolne tabele i listy.

W ustawieniach formularza możesz zdecydować czy jego wysłanie ma spowodować wysłanie wygenerowanego dokumentu tylko na swój mail, a może pozwolić pobrać plik wypełniającemu. Jest też opcja wskazania maila, na który dokument ma być wysłany przez samego wypełniającego. Poza tym można dodać własny nagłówek, logo, teksty potwierdzenia wysłania i podziękowania.

Szablony dokumentów nie muszą być nudne 🙂

Szykowanie szablonów z Documentero jest naprawdę intuicyjne i proste. Możemy to zrobić w ich edytorze (w przeglądarce) lub pobrać plik docx, wyedytować go lokalnie i wgrać z powrotem do narzędzia.

Co najfajniejsze, w szablonie takim można osadzić nie tylko dane z zewnątrz ale też obrazy, logikę (np. pokaż sekcję A jeśli w polu B podano wartość C) czy obliczenia (np. zsumuj wybrane usługi albo pomnóż liczbę godzin razy stawkę konsultacji i dodaj jednorazową prowizję).

Wygenerowany dokument może więc być dopasowany do klienta, rodzaju umowy czy dowolnych „przypadków biznesowych” jakie możemy sobie przygotować.

Myślę, że najprościej będzie jak sobie przejrzysz przykładowe szablony, które są gotowe do wykorzystania i zaadaptowania od razu po rejestracji.

Integracje

Z bardziej technicznych aspektów Documentero nie wolno zapomnieć o integracjach. Obecnie gotowa jest natywna obsługa najpopularnieszych platform – Zapier, Make, Integrately i Pabbly.

Przykładowe scenariusze gotowe na Zapier poniżej.

Możesz też wykorzystać API i wywołać generowanie dokumentu ze swojego systemu czy dowolnej platformy integracyjnej potrafiącej wysłać request http (na przykład N8N).

Podsumowanie

Czy już widzisz jakie możliwości rodzi Documentero w Twojej codziennej pracy? Jeśli nie, pokaż ten materiał swojemu działowi IT, szefowi, komuś, kto ogarnia system CRM albo może potrzebować takiego rozwiązania. Na pewno ci podziękuje 🙂

Przekonałem Cię? Poniższy link pozwoli zakupić Documentero w licencji dożywotniej w cenie od 39$ (jest kilka poziomów różniących się limitami miesięcznymi).