Zapraszam na wpis, który miał powstać w 15 minut a zabrał mi bite 4h. Mam nadzieję, że nie na marne. Może właśnie Tobie Freedcamp przypadnie do gustu i wykorzystasz go do współpracy z klientami lub swoim zespołem nad kolejnym projektem. Albo chociaż dowiesz się, że to system nie dla Ciebie.
Zakupu Freedcamp dokonałem na AppSumo trochę przypadkiem. Ale już po kilku godzinach mam w jego kierunku niemal same pozytywne uczucia. Ale od początku.
Uwaga
Jeśli nigdy nie kupowałeś na AppSumo to zwróć uwagę na koniec tego wpisu, gdzie zebrałem kilka wskazówek odniśnie do kupowania na tym markecie. Wkrótce opublikuję szerszy materiał omawiający szczegółowo jak wybierać tam produkty i co warto wiedzieć przed zakupem.
Po co mi to?
Parafrazując jednego z moich ulubionych standuperów, Grzegorza Dolniaka, zawsze po zakupie czegoś na AppSumo słyszę w głowie taki głos – „po co ci to, po co ci to?”.
Obsługuję wielu klientów i od dawna miałem potrzebę stworzenia dla nich swego rodzaju portalu klienta, miejsca gdzie:
- będę mógł wrzucić jakieś pliki dla klienta (i vice versa),
- zrobię listę zadań, nad jakimi obecnie pracuję,
- dać klientowi możliwość zgłoszenia mi nowych tematów,
- raportować czas zużyty w danym okresie (z niektórymi klientami mam umowy w modelu Time and Material, czyli rozliczam się co miesiąc na podstawie przepracowanych godzin),
- stworzę szybko osobny projekt na jakieś wyjątkowo duże zadanie (np. nowa strona) lub na prace w podgrupach,
- wrzucę dla klienta jakieś instrukcje czy procedury w formie wiki.
Problem w tym że nigdy tak naprawdę nie miałem pomysłu na jakim systemie takie miejsce miałbym zbudować. Jasne, mógłbym pewnie użyć Drupala, WordPressa, czy jakiegoś systemu dedykowanego. Szukałem, ale ciągle mi coś nie pasowało – albo było za drogie, albo było średniej jakości. Minęły 3 lata prowadzenia firmy a ja nadal używałem półśrodków.
To może zostać przy tych półśrodkach?
Półśrodki są super przy kilku klientach. Kiedy klientów przybywa zaczynają bardzo utrudniać życie. Poza tym wygląda to nieprofesjonalnie.
Skąd pomysł na Freedcamp?
Z wpisu na blogu AppSumo, który przypadkiem wpadł mi w oko przy obiedzie.
Opisano na nim dość szczegółowo model pracy z liczymi partnerami. Dla każdego klienta tworzony jest na Freedcamp (za pomocą funkcji szablonów) projekt zawierający gotową listę zadań, dokumentów, kamieni milowych. Na nim współdzielone są pliki, realizowane zadania, określane terminy. Tam jest miejsce na dyskusje a nawet to tam wystawiane są dla klienta faktury.
Czytając ten wpis coraz bardziej czułem, że to narzędzie spełnia niemal wszystkie moje wymagania. Postanowiłem więc, że zakupię i sprawdzę. Zwrotu mogę przecież dokonać nawet do 60 dni więc nie ryzykuję niczym.
Dlaczego uważam, że Freedcamp jest świetnym narzędziem dla zespołu obsługującego wielu klientów?
Podstawową rzeczą jest bardzo sprzyjające dla (małych) zespołów lub jednoosobowych działalności licencjonowanie.
Nawet kupując jeden kod (czyli wydając 59 dolarów) dostajemy dożywotnio system w którym trzyosobowy zespół może założyć dowolną liczbę projektów i zaprosić do nich dowolną liczbę gości (klientów).
Każdy kod kupiony na AppSumo to trzech „aktywnych” (płatnych) użytkowników mających pełne prawa w systemie. Ale możemy zapraszać do każdego projektu dowolną liczbę gości, całkowicie bezpłatnie.
Wyjaśnienie różnicy między użytkownikami aktywnymi a gośćmi jest w tej tabelce, która niestety dostępna jest dopiero po (darmowej) rejestracji.
Dla przykładu wklejam wam zrzut ekranu z rozpiski uprawnień dla modułu „Issue Tracker” czyli służącego do zarządzania zgłoszeniami serwisowymi. Przedostatnia kolumna to właśnie goście, za których nie płacimy. Jak widać mają całkiem spore możliwości. Ostatnia kolumna to, również darmowi, „oglądacze”, mający jedynie wgląd do projektu, bez opcji dodawania czegokolwiek.
Goście widzą oczywiście tylko projekty lub grupy, do których zostali zaproszeni. Mogą w nich tworzyć zgłoszenia serwisowe i akceptować (odbierać) wyniki naszych prac. Mogą dodawać do wszystkiego załączniki, komentarze. Mogą również tworzyć sobie szablony wyszukiwań, wyświetlać raporty i podglądać nasze zadania.
Warto zaznaczyć, że kupując 1 lub 2 kody otrzymamy system w wersji Business (porównanie planów tutaj). Trzy kody i więcej to dodatkowo wybrane elementy z oferty Enterprise (white label, czyli system we własnej domenie i opcje 2FA).
Jak wygląda Freedcamp od środka?
Narzędzie sprawia wrażenie dojrzałego i dobrze przemyślanego. Mówię to z perspektywy osoby która widziała w życiu setki jeśli nie tysiące systemów, oraz uczestniczyła (jako analityk, projektant, tester, wdrożeniowiec) w projektach budowy co najmniej kilkudziesięciu.
Dojrzałość widać nawet po samej dokumentacji, której jest naprawdę dużo i jest dobrze przemyślana.
Na firmowym blogu autorów rozwiązania wpisy są dodawane od 2011 roku, mamy więc do czynienia z faktycznie wygrzanym produktem.
Jeśli chodzi o UX to wiadomo, zawsze można coś poprawić ale nie miałem większego problemu z orientacją w różnych opcjach panelach widokach. Przez pierwsze kilka minut byłem co prawda trochę zagubiony ale dość szybko złapałem ideę jaka przyświecała twórcom.
Podstawowe koncepcje Freedcamp
W systemie można definiować grupy projektów reprezentujące przykładowo departament albo jakiegoś klienta.
Każda grupa może by mieć jeden z dwóch modeli zarządzania uprawnieniami.
- Uproszczone oznaczają tyle, że zapraszając osoby do grupy dajemy im dostęp do wszystkich projektów w grupie,
- Zaawansowane pozwalają definiować uprawnienia na poziomie poszczególnych projektów.
Następnie w grupach tworzymy projekty i zapraszamy do nich użytkowników. Zaproszenie jest banalnie proste – podajemy tylko mail i osoba taka dostaje zaproszenie połączone z procedurą tworzenia sobie konta.
Na poziomie projektu decydujemy jakie mają być w nim moduły i funkcje. Możemy mieć więc:
- zadania
- zgłoszenia serwisowe
- zarządzanie czasem
- kalendarz
- kamienie milowe
- pliki
- hasła
- dyskusje
- wiki
- i tak dalej (kolejne moduły dokładają kolejne obiekty)
Większość obiektów ma funkcje komentowania, przechowywania załączników czy określania odbiorców. Do zadań możemy dodawać podzadania. Możemy też deklarować a następnie raportować zużyty w trakcie pracy czas.
Wewnątrz projektów zaczyna się właściwa praca. Czy to z plikami, czy z zadaniami, zgłoszeniami czy kalendarzem. Opcji jest mnóstwo. Większość miejsc ma wiele widoków, filtrów, edycji wielu elementów jednocześnie czy opcje eksportu i importu danych przez pliki xls.
Nieśmiertelny Gantt też się znajdzie, tak samo jak Kanban.
Export, import zadań (ale nie tylko)
Pierwsza opcja, jaką chciałem sprawdzić to czy system sprawdzi się do raportowania czasu w kolejnych okresach rozliczeniowych. Musiałem w tym celu zaimportować zadania z ponaddwuletniej współpracy z dwoma z moich klientów.
Okazało się że taki import jest naprawdę prosty i polega na wypełnieniu obowiązkowych kolumn w szablonie pliku excelowego, który pobieramy z systemu.
Po pół godzinie (przygotowanie pliku importu wymagało pewnych przeobrażeń danych źródłowych) miałem już zaimportowane dane o zadaniach i czasach realizacji. Dane te oczywiście mogłem filtrować, sortować, wyszukiwać w nich i raportować czy eksportować.
Eksportować i importować możemy również zgłoszenia serwisowe oraz obiekty przechowujące czasy realizacji.
Dokumentacja, pliki, wiki
Sam system jest nieźle udokumentowany (choć zdarzają się jakieś zaniedbane podstrony). Prawie przy każdej opcji systemu jest ikonka która prowadzi nas do kontekstowej dokumentacji szczegółowo opisującej daną rzecz.
Natomiast Jeśli to my chcemy w systemie umieszczać dokumentację lub jakieś instrukcje czy dane dla naszego klienta to możemy to robić na przynajmniej dwa sposoby.
Pierwszy to wbudowane Wiki pozwalające zbudować wiele powiązanych ze sobą stron a nawet zrobić tak aby część wiki była dostępna publicznie.
Mamy też przestrzeń na pliki, które możemy udostępniać i wymieniać oraz współpracować z naszym klientem. System nie ma jawnie podanych żadnych limitów poza rozmiarem pojedynczego załącznika który wynosi 100 MB.
Czyli czysto teoretycznie możemy tam wrzucić dowolną liczbę plików. W praktyce spodziewam się że przy osiągnięciu jakiejś naprawdę dużej zajętości natrafimy na jakieś zapisy typu fair policy, ale nie sądzę aby przy mojej skali szybko się to stało.
Co ciekawe możemy sobie pobrać (dla Windowsa lub Maca) aplikacje desktopową, która pozwoli nam edytować pliki przetwarzane w systemie bez konieczności osobnego pobierania ich na dysk i wrzucania z powrotem. Przetestowałem póki co edycję pliku xls i to faktycznie działa – podobnie jak w Office 365.
Czyli klikamy w systemie online edit przy pliku a przeglądarka wywołuje aplikację Freedcamp, która otwiera edytor danego rodzaju pliku. Edytujemy, zamykamy plik a aplikacja przechwytuje ten moment i pokazuje okienko zapisu. Pozwala nam to wprowadzić komentarz do zmian i zadecydować czy nadpisujemy plik źródłowy czy tworzymy nową kopię. Super!
Szablony projektów
System posiada funkcję zapisywania projektów jako szablony. Jeśli mam więc jakieś powtarzalne projekty polegające na wykonaniu jakiejś listy kontrolnej, na przykład:
- odwirusowanie strony,
- przygotowanie strony pod opiekę techniczną,
- budowa nowej strony ze wszystkimi etapami,
to mogę taki szablonowy projekt uruchomić w dosłownie minutę.
Będzie on zawierał listę zadań i podzadań do wykonania, którą mogę od razu pokazać klientowi czy to na tablicy Kanban czy to jako wykres Ganta albo jako typową tabelę.
API i integracje
Wiem że istnieje ale jeszcze go nie wykorzystywałem. Jest do niego jakaś dokumentacja jest sporo wpisów na blogu mówiących o możliwości integracji z Zapier i Pabbly, są też filtrowane kanały z danymi. Wszystko to wydaje się dobrym prognostykiem i myślę, że da się zbudować wokół tego sporo fajnych automatyzacji.
Jest też oczywiście możliwość synchronizacji kalendarza Google. Można też zalogować się do swojego OneDrive, Dropbox czy Google Drive i dodawać pliki wprost z nich.
Jako pewien rodzaj integracji można też uznać możliwość osadzenia formularz nowego zgłoszenia do danego projektu na dowolnej zewnętrznej stronie. Mamyy też aplikacje mobilne, obsługę maili przychodzących, obsługę edycji plików w trybie online czy wtyczkę do Gmaila (i pewnie więcej rzeczy, których jeszcze nie odkryłem).
Email-in
Każdy projekt może mieć swoje indywidualne adresy mailowe, na które możemy wysyłać maile, które zamienią się w zadania lub zgłoszenia. Co ważne system zachowuje formatowanie, załączniki a nawet obrazy osadzone w treści.
Po przykrych doświadczeniach z innymi systemami które rozwalały układ maila albo gubiły pliki i screenshoty jestem bardziej niż zadowolony z tego jak to działa tutaj.
Apka na Adroid/iOS
Aplikację na Android przetestowałem dość pobieżnie. Z tego co widzę to pozwala zakładać, edytować, komentować wszystkie elementy (zadania, zgłoszenia, pliki itd), dodawać załączniki, aktualizować czas zużyty na realizację zadań i tak dalej.
Jeśli uda mi się więcej z nią popracować to dam znać.
Wtyczka do Gmail
Dosyć często używam wtyczki Todoist do Gmaila więc ucieszyłem się że Freedcamp też ma bardzo podobną. Pozwala ona z poziomu maila zarejestrować zgłoszenie bądź zadanie, wybrać osobę do której przekazujemy taki element, listę załączników która ma zostać przekazana, wybrać daty priorytety i tak dalej.
Co ciekawe ta wtyczka będzie też działać jeśli mamy tylko konto gościa w jakimś projekcie.
Zarządzanie hasłami, CRM, Fakturowanie
Są to moduły które możemy uruchomić w każdym projekcie, ale których jeszcze nie testowałem. Teoretycznie możemy zrobić tutaj dla zespołu bank haseł, wystawiać faktury czy też zbudować sobie jakiś CRM. W przyszłości może przetestuję te moduły i coś więcej o nich napiszę.
Prosta ale elegancka konstrukcja
Jeśli chodzi o konstrukcję samego narzędzia to widać że dużo funkcji zostało napisanych z myślą o elastyczności i uniwersalności.
Przykładowo – funkcja dodawania własnych pól czy statusów w zadaniach. Sama w sobie już jest dużym plusem bo nie w każdym tego typu systemie w ogóle występuje. Tutaj nie dość że jest to jeszcze jest przemyślana.
Autorzy pokusili się o zbudowanie dodatkowej warstwy tak zwanych szablonów zestawów pól. Mogę więc stworzyć zestaw pól różnego typu, który grupuje się w nazwany szablon. Potem mogę w różnych projektach dodawać te różne zestawy pól do zadań.
Samo to, że w różnych projektach mogę mieć różne pola które mi są akurat potrzebne pod konkretnego klienta czy projekt, też jest nieoczywistą funkcją. Bardzo często jeśli nawet aplikacja pozwala nam definiować własne pola to ich dodanie do powiedzmy zadań jest globalne dla całego systemu a nie lokalne dla projektu.
Przykładowo jeśli w jakimś projekcie potrzebujemy stworzyć 200 zadań przechowujących unikalne adresy to możemy sobie stworzyć zestaw pól (ulica, kod pocztowy, miasto, numer budynku, i tak dalej). Następnie zaimportować te 200 zadań z tymi danymi i potem sukcesywnie wykonywać. Jeśli w przyszłości trafi nam się projekt, gdzie zadania będą „kręcić się” wokół fizycznych lokalizacji to dodanie wymienionych wyżej pól zajmie minutę.
W innym znowu projekcie możemy umówić się z klientem że będziemy do każdego zadania dodawać pola z wyceną czasową lub kwotową. Tworzymy więc szablon z dwoma polami (wycena w pln i czas w minutach) i podłączamy go do tylko jednego projektu którym umówiliśmy się z klientem na takie dodatkowe dane.
Więcej użytkowników, 2FA i White Label
Za każdy kod kupiony na AppSumo dostajemy trzech aktywnych użytkowników którzy mogą pełnić rolę aktywne w aplikacji zgodnie z tabelą uprawnień
Uwierzytelnienie dwuskładnikowe oraz postawienie systemu na swojej własnej domenie wymaga zakupienia przynajmniej trzech kodów na AppSumo, czyli wydania prawie 180 dolarów.
Wady
Nie ma rozwiązań idealnych. Dla mnie (a właściwie dla moich klientów) chyba największym problemem jest tutaj fakt, że polskie tłumaczenie jest gotowe tylko w 50%.
Jeśli mamy klienta, który nie posługuje się angielskim, utrudni to nam przekonanie go, aby logował się do systemu i coś w nim faktycznie robił. Nadal jednak będzie on dla nas dobrym miejscem na uporządkowanie listy zadań, plików, zgłoszenia od klienta itd.
Jest możliwość przystąpienia do projektu tłumaczenia Freedcamp, co zrobiłem zaraz po zakupie. Czekam na odpowiedź twórców rozwiązania i możliwość tłumaczenia. Może więc już niedługo sytuacja się trochę poprawi.
Na pewno też znajdę inne wady, na pewno też nie omieszkam się nimi tutaj podzielić.
Podsumowanie
Biorąc pod uwagę wszystkie zalety i niewielkie wady rozwiązania to 59 dolarów wydaje się świetną ceną i trafionym zakupem. Szczególnie, że mamy 60 dni na zwrot (jeśli kupimy przez AppSumo). Rejestrując się bez zakupu mamy 14 dni na testy bez ryzykowania ani złotówki.
Postaram się dać wam co jakiś czas znać jak narzędzie sprawdza się w codziennej pracy z klientami.
Jeśli przekonałem Cię do wypróbowania Freedcamp – daj znać w komentarzu i zapraszam do zakupu na AppSumo.
Jeśli chciałbyś abym przeprowadził dla Twojego zespołu prezentację lub nawet wdrożenie tego rozwiązania – pisz lub dzwoń. Aktualne dane kontaktowe znajdziesz na mojej stronie firmowej – palikowski.eu.