Dziś wpis dla tych kilku moich znajomych, którzy pytają mnie czasem: „Ty masz swoją działalność, co nie? Też o tym myślę, czy założenie i rozliczanie jest trudne?”.

Moja odpowiedź to w wielkim skrócie – „W zasadzie to nie wiem, od 2020 roku prawie wszystko robi za mnie InFakt”.

Może brzmi to jak tania reklama, może jak umniejszanie swojej wiedzy, ale taka jest trochę prawda. Jeśli ktoś pyta mnie jak założyłem działalność, czy jej prowadzenie jest trudne, czy trzeba umieć w podatki i zusy – od razu podsyłam takiej osobie link do InFakt. Tu zastrzeżenie – klikając w niego dostaniesz 10% rabatu na pierwszą płatność a ja dożywotnio prowizję od Twoich płatności.

I niekoniecznie chodzi mi o to, że masz od razu kupić u nich abonament. Wystarczy, że umówisz się na darmową rozmowę z ich konsultantem. Fachowe wsparcie jakiego udzielili mi przy zakładaniu mojej działalności było czymś co mnie do nich przekonało i sprawiło, że nadal jestem ich klientem.

I to nie jest tak, że InFakt to jedyna taka platforma na rynku. Jest kilka podobnie dojrzałych, rozbudowanych, może nawet lepszych. Jednak nie korzystałem z nich i dlatego nie wiem czy faktycznie działają tak dobrze.

Jeśli powyższe was nie przekonuje to zapraszam do czytania nieco bardziej rozwiniętego tekstu. Opowiem w nim jak to było w moim wypadku.

Jak zakładałem jednoosobową działalność gospodarczą (JDG)?

Nosiłem się z tym zamiarem kilka lat. Jednak bałem się że przerosną mnie procedury, biurokracja i formalności. Na szczęście po szybkim rozeznaniu rynku okazało się, że istnieją platformy, które pozwalają założyć i prowadzić swój biznes praktycznie bez wychodzenia z domu. Dotarło do mnie, że może nawet taki bojący się procedur informatyk jak ja może mieć swoją JDG.

Platform wspierających księgowość jest sporo ale mnie przekonał do siebie właśnie InFakt. Nie robiłem głębokiej analizy, porównań itd. Zadzwoniłem, upewniłem się, że dostanę u nich darmowe wsparcie przy zakładaniu firmy i że później wezmą na siebie odpowiedzialność za prowadzenie księgowości. Rozmowa z ich konsultantem rozwiała sporo moich wstępnych wątpliwości. Najważniejszą było – czy z pomocą ich księgowego i aplikacji jestem w stanie obsłużyć wszystkie relacje z urzędem skarbowym, ZUSem i kontrahentami. Kiedy to potwierdzili – uznałem że nie ma na co czekać.

Samo zakładanie firmy odbyło się za pomocą kilku telefonów i maili. Przydzielony księgowy udzielił mi wyczerpujących informacji, pomógł przygotować wszystkie pliki i wrzucić je do CEIDG. Ogarnął też temat europejskiego numeru VAT. Bardzo pomocnym okazało się posiadanie profilu zaufanego w ePUAP – to chyba warunek konieczny załatwienia spraw bez osobistych wizyt w urzędach. Ja ani razu nie musiałem stawić się w Urzędzie Skarbowym ani w innym miejscu.

Jak wygląda prowadzenie działalności w InFakt?

Zanim przejdę do opisu – muszę zrobić kolejne zastrzeżenie. Konto firmowe mam w Santander Bank. Jest to o tyle istotne, że InFakt z nimi współpracuje (o czym piszą na blogu) i dzięki temu mają w jakimś stopniu powiązane aplikacje – bankową i księgową. W szczególności muszę logować się do InFakt przez mój bank. Nie wiem czy mając konto w innym banku będzie to działać gorzej, inaczej, ale zalecam podpytanie konsultanta.

No to teraz skrótowy opis jak – u mnie – wygląda obsługa firmy w praktyce.

Minimum raz w miesiącu loguję się do InFaktu, aby sprawdzić jakie podatki i składki muszę zapłacić. Jednym przyciskiem wykonuję płatność za pomocą bramki płatniczej. Oprócz tego zaglądam tam kiedy muszę wystawić fakturę. To też robi się za pomocą kilku kliknięć. Faktury są wysyłane mailowo i zawierają link do szybkiej płatności, który pozwala klientowi płacić „jednym kliknięciem”. Z początkiem roku loguję się jeszcze aby sprawdzić rozliczenie roczne… i tyle. Cała filozofia.

Chcecie nieco więcej szczegółów? Poniżej kilka funkcji, które są dla mnie kluczowe i z których korzystam najczęściej.

Strona główna – Pulpit finansowy

Po zalogowaniu się do InFakt widzimy prosty ale za to bardzo czytelny raport z tego jak nam idzie zarabianie i wydawanie pieniędzy (wpływy z faktur, podatki, koszty) w ostatnich 12 miesiącach.

Wystawianie faktur

Skupmy się przez chwilę na najprzyjemniejszym aspekcie korzystania z InFakt. Fakturowanie klientów. Może to zabrzmi dziwnie, ale do dziś pamiętam jak się cieszyłem (jak dziecko!) wystawiając swoją pierwszą fakturę.

Cały proces jest bardzo prosty. Najpierw dodajemy jakiegoś klienta – podając jego NIP i zaciągając dane automatycznie z właściwego rejestru. Następnie wprowadzamy pozycje (można je zapamiętywać na przyszłość, jako szablony), terminy płatności, zostawiamy zaznaczoną opcję udostępnienia szybkich płatności podajemy mail klienta.

Na koniec klikamy wyślij i… czekamy na płatność. Nasz klient dostanie maila z plikiem PDF i przyciskiem do bramki płatności, więc może wygodnie zapłacić.

Nasza faktura będzie oznaczona automatycznie jako zapłacona w 2 wypadkach: jeśli klient skorzysta z szybkich płatności albo jeśli mamy podłączone nasze konto bankowe w aplikacji. W tym 2 wypadku aplikacja oznaczy fakturę po zaksięgowaniu przelewu na nasze konto.

Dodatkowo faktury nieopłacone i te z przekroczonym terminem płatności są wyróżniane. Po zalogowaniu się do aplikacji możemy szybko do nich przejść i wysłać klientom przypomnienia.

Księgowanie i opłacanie kosztów

Wysyłacie faktury kosztowe księgowemu? Ja wysyłam je na specjalny mail, który „połyka” PDFy i wrzuca je do aplikacji księgowej w postaci gotowego do opłacenia (i ujętego w w tabeli) kosztu. Jak? InFakt ma bardzo dobrze wytrenowany system rozczytywania plików PDF i w 90% przypadków potrafi automatycznie rozpoznać komu i ile musimy zapłacić. Przyznam, że to bardzo wygodne. Poniżej ekran InFakt kilka minut po wysłaniu dwóch faktur kosztowych. Aplikacja poprawnie rozpoznaje sprzedawcę, kwotę, numer faktury i generuje link do opłacenia.

Księgowość

Ta zakładka pokazuje na pierwszym ekranie wszystkie daniny jakie będziemy musieli w tym miesiącu zapłacić. Widać tu też prognozę podatków na kolejne miesiące – o ile wystąpią.

Poniższy screen jest trochę nietypowy. W poprzedzających miesiącach musiałem więcej wydać firmowej kasy niż zarobiłem, więc nie zapłacę ani VAT ani podatku dochodowego. Zostaje sam ZUS.

W typowej sytuacji, czyli kiedy mamy więcej wpływów niż wydatków, widać tu na linii czasu dokładnie co i kiedy muszę opłacić – w podziale na podatek dochodowy, VAT, ZUS. Dodatkowa zaleta (wprowadzona jakoś w 2022 roku) – mogę to zrobić „jednym kliknięciem”, albo każdy podatek płacić osobno.

Oczywiście mamy ty dużo więcej raportów i rejestrów, do których prawie nie zaglądam. Księga Przychodów i Rozchodów, rejestr VAT, JPK, ZUS – księgowi będą wiedzieli o co chodzi, ja (teoretycznie) nie muszę.

Rozliczenia roczne

Raz na rok trzeba się rozliczyć z fiskusem. InFakt powala to zrobić samodzielnie (w aplikacji są wszystkie potrzebne dane). Za dodatkową opłatą może to zrobić nasz księgowy. W tym roku w tej samej (bardzo przyzwoitej) cenie złożył za mnie dwie deklaracje – PIT 37 i PIT 36L, więc całe rozliczenie miałem z głowy.

Ergonomia (UX/UI) aplikacji InFakt

Uczenie się aplikacji przyszło mi dość łatwo. InFakt jest przyjemny i ergonomiczny. Może nie jest idealny ale co najmniej poprawny. Widać, że autorzy odrobili Rzadko szukałem w nim czegoś dłużej niż kilkanaście sekund. Do pomocy jest bogata baza wiedzy i masa poradników. Jako ostateczne rozwiązanie zostaje też księgowy, do którego można zadzwonić i podpytać.

Ile (mnie) to kosztuje?

Miesięcznie płacę obecnie 210zł netto (czyli realnie 23% więcej bo jestem płatnikiem VAT, ale też potem jest ta kwota odliczana od VATu jaki powinienem zapłacić z racji wystawianych faktur).

Wasza opłata może być inna – dostaniecie ofertę indywidualną po rozmowie z konsultantem. Główny czynnik wpływający na cenę to wybrany rodzaj działalności, model podatkowy i liczba faktur kosztowych miesięcznie (u mnie to około 5).

Tu małe wyjaśnienie. Jeśli czujesz się na siłach aby samemu odpowiadać za prowadzenie księgowości – nie musisz płacić za księgowego i korzystać z InFakt jako typowej aplikacji księgowej. Wychodzi prawie 200zł taniej miesięcznie, ale ja jeszcze się na to nie zdecydowałem. Podobno aplikacja sama wszystko liczy i księguje a różnica jest prawie niezauważalna. Trudno powiedzieć, ja póki co płacę za osobę, która w razie czego będzie (mam nadzieję) wyjaśniać w Urzędzie Skarbowym swoje błędy.

Podsumujmy

Jeśli szukasz dobrej (wygodnej, intuicyjnej) aplikacji do wystawiania faktur i rozliczania się z urzędami, rozważasz założenie działalności, potrzebujesz opieki księgowego bo nie masz głowy do biurokracji albo przeciwnie – samemu chcesz się rozliczać – jest to moim zdaniem bardzo dobry wybór. Dodatkowo, klikając w ten link dostaniesz 10% rabatu na pierwszą płatność (a ja dożywotnio prowizję od Twoich płatności).

Podobało się?

Postaw mi kawę na buycoffee.to

Subskrybuj powiadomienia o nowych wpisach.

Podobne wpisy

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *