Recenzja InFakt – zakładanie firmy i księgowość – czy w 2025 nadal polecam?

W skrócie – prowadzę działalność (usługi IT) i od 2020 roku niezmiennie polecam wszystkim InFakt, w którym wystawiam faktury, prowadzę księgowość i rozliczam podatki, ponieważ jest to dla mnie jasny i zrozumiały system – stąd ta recenzja.

Dlaczego w ogóle powstał wpis o InFakt?

Z mojej wygody. Znajomi pytają mnie czasem:

„Ty masz swoją działalność, co nie? Też o tym myślę ale… czy założenie firmy i później rozliczanie podatków jest trudne?”.

Wtedy odsyłam ich do tego tekstu oraz podsyłam link do InFakt, z którym dostaną rabat na pierwszą płatność (a ja prowizję za polecenie).

Jednak możesz dzięki InFakt zyskać cenne informacje nie wydając ani grosza. Wystarczy, że umówisz się na darmową rozmowę z ich konsultantem. Fachowe i darmowe wsparcie jakiego udzielili mi przy zakładaniu mojej działalności w 2020 roku było czymś co mnie do nich (i do założenia firmy) przekonało i sprawiło, że nadal jestem ich klientem.

Dlaczego nie polecam innych aplikacji do księgowości?

Bo ich nie znam. Jest wiele dojrzałych, rozbudowanych, może nawet lepszych platform na rynku. Jednak nie korzystałem z nich i dlatego nie wiem czy faktycznie działają tak dobrze.

Jeśli chcecie nieco szerszy opis mojej przygody z InFakt to zapraszam do czytania dalej. Opowiem w nim jak to było w moim wypadku.

Jak dzięki InFakt przełamałem strach i założyłem jednoosobową działalność gospodarczą (JDG)?

Nosiłem się z tym zamiarem kilka lat. Jednak bałem się że przerosną mnie procedury, biurokracja i formalności. Na szczęście po szybkim rozeznaniu rynku okazało się, że istnieją platformy, które pozwalają założyć i prowadzić swój biznes praktycznie bez wychodzenia z domu.

Platform jest sporo. Nie robiłem jednak głębokiej analizy, porównań itd. Postanowiłem, że zacznę od InFakt bo byli wysoko we wszystkich rankingach i obiecywali darmowe wsparcie przy zakładaniu firmy, wyborze formy opodatkowania a następnie prowadzenie księgowości w rozsądnej cenie.

Rozmowa z ich konsultantem rozwiała sporo moich wstępnych wątpliwości. Poza wsparciem w wyborem formy opodatkowania najważniejszym kryterium było dla mnie to, czy jestem w stanie obsłużyć wszystkie relacje z urzędem skarbowym, ZUSem i kontrahentami. Kiedy to potwierdzili – uznałem że nie ma na co czekać.

Samo zakładanie firmy odbyło się za pomocą kilku telefonów i maili. Przydzielony księgowy udzielił mi wyczerpujących informacji, pomógł przygotować wszystkie pliki i wrzucić je do CEIDG. Ogarnął też temat europejskiego numeru VAT. Bardzo pomocnym okazało się posiadanie profilu zaufanego w ePUAP – to chyba warunek konieczny załatwienia spraw bez osobistych wizyt w urzędach. Ja ani razu nie musiałem stawić się w Urzędzie Skarbowym czy w innym miejscu.

Jak wygląda prowadzenie działalności w InFakt?

No to teraz skrótowy opis jak – u mnie – wygląda obsługa firmy w praktyce.

Minimum raz w miesiącu loguję się do InFaktu, aby sprawdzić jakie podatki i składki muszę zapłacić. Jednym przyciskiem wykonuję płatność za wszystkie podatki – dochodowy, VAT, ZUS. Oprócz tego zaglądam tam kiedy muszę wystawić fakturę. To też robi się za pomocą kilku kliknięć. Faktury są wysyłane mailowo i zawierają link do szybkiej płatności, który pozwala klientowi płacić „jednym kliknięciem”. Z początkiem roku loguję się jeszcze aby sprawdzić rozliczenie roczne… i tyle. Cała filozofia.

Chcecie nieco więcej szczegółów? Poniżej kilka funkcji, które są dla mnie kluczowe i z których korzystam najczęściej.

Strona główna – Pulpit finansowy

Po zalogowaniu się do InFakt widzimy prosty ale za to bardzo czytelny raport z tego jak nam idzie zarabianie i wydawanie pieniędzy (wpływy z faktur, podatki, koszty) w ostatnich 12 miesiącach.

Wystawianie faktur

Skupmy się przez chwilę na najprzyjemniejszym aspekcie korzystania z InFakt. Fakturowanie klientów. Może to zabrzmi dziwnie, ale do dziś pamiętam jak się cieszyłem (jak dziecko!) wystawiając swoją pierwszą fakturę.

Cały proces jest bardzo prosty. Najpierw dodajemy jakiegoś klienta – podając jego NIP i zaciągając dane automatycznie z właściwego rejestru. Następnie wprowadzamy pozycje (można je zapamiętywać na przyszłość, jako szablony), terminy płatności, zostawiamy zaznaczoną opcję udostępnienia szybkich płatności, podajemy mail klienta.

Na koniec klikamy wyślij i… czekamy na płatność. Nasz klient dostanie maila z plikiem PDF i przyciskiem do bramki płatności, więc może wygodnie zapłacić.

Nasza faktura będzie oznaczona automatycznie jako zapłacona w 2 wypadkach: jeśli klient skorzysta z szybkich płatności albo jeśli mamy podłączone nasze konto bankowe w aplikacji. W tym 2 wypadku aplikacja oznaczy fakturę po zaksięgowaniu przelewu na nasze konto.

Dodatkowo faktury nieopłacone i te z przekroczonym terminem płatności są wyróżniane. Po zalogowaniu się do aplikacji możemy szybko do nich przejść i wysłać klientom przypomnienia.

Fakturowanie można zautomatyzować – faktury cykliczne mogą wystawiać się same. Można też skorzystać z szybkiego wystawienia „podobnej faktury”, czyli wyszukać poprzednią i „sklonować” ją na kolejny miesiąc czy rok.

Księgowanie i opłacanie kosztów

Wysyłam skany lub PDFy faktur na specjalny mail, który je „skanuje” i dodaje do listy kosztów. Jeśli faktura nie jest opłacona mogę wykonać przelew kilkoma kliknięciami. Nic nie muszę wpisywać ręcznie, wszystkie dane są od razu w systemie. Magia?

InFakt ma bardzo dobrze wytrenowany system rozczytywania plików PDF. W 90% przypadków potrafi automatycznie rozpoznać komu, za co, na jakie konto i ile musimy zapłacić. Przyznam, że to bardzo wygodne. Działa zadziwiająco dobrze nawet na wymiętych świstkach ze stacji paliw.

Poniżej ekran InFakt kilka minut po wysłaniu dwóch faktur kosztowych. Aplikacja poprawnie rozpoznaje sprzedawcę, kwotę, numer faktury i generuje link do opłacenia.

Księgowość i podatki w InFakt

Ta zakładka pokazuje na pierwszym ekranie wszystkie daniny jakie będziemy musieli w tym miesiącu zapłacić. Widać tu też prognozę podatków na kolejne miesiące – o ile wystąpią.

Poniższy screen jest trochę nietypowy. W poprzedzających miesiącach musiałem więcej wydać firmowej kasy niż zarobiłem, więc nie zapłacę ani VAT ani podatku dochodowego. Zostaje sam ZUS.

Na linii czasu widzę dokładnie co i kiedy muszę opłacić – w podziale na podatek dochodowy, VAT, ZUS. Dodatkowa zaleta (wprowadzona jakoś w 2022 roku) – mogę to zrobić „jednym kliknięciem”, albo każdy podatek płacić osobno.

Oczywiście mamy ty dużo więcej raportów i rejestrów, do których prawie nie zaglądam. Księga Przychodów i Rozchodów, rejestr VAT, JPK, ZUS – księgowi będą wiedzieli o co chodzi, ja (teoretycznie) nie muszę.

Rozliczenia roczne

Raz na rok trzeba się rozliczyć z fiskusem. InFakt powala to zrobić samodzielnie (w aplikacji są wszystkie potrzebne dane). Za dodatkową opłatą może to zrobić nasz księgowy. W tym roku w tej samej (bardzo przyzwoitej) cenie złożył za mnie dwie deklaracje – PIT 37 i PIT 36L, więc całe rozliczenie miałem z głowy.

Ergonomia (UX/UI) aplikacji InFakt

Uczenie się aplikacji przyszło mi dość łatwo. InFakt jest przyjemny i ergonomiczny. Może nie jest idealny ale co najmniej poprawny. Widać, że autorzy odrobili Rzadko szukałem w nim czegoś dłużej niż kilkanaście sekund. Do pomocy jest bogata baza wiedzy i masa poradników. Jako ostateczne rozwiązanie zostaje też księgowy, do którego można zadzwonić i podpytać.

Ile (mnie) to kosztuje?

Miesięcznie płacę obecnie 300zł netto (czyli +23% VAT). Początkowo było to 210zł ale po drodze cena rosła o 5-10% co jakiś czas. Myślę, że nie jest to dużo jak na dostępne funkcje i opiekę księgowego, który (w moim wypadku) sprawuje się świetnie i szybko odpisuje na moje (czasem głupie) pytania.

Wasza opłata może być inna – dostaniecie ofertę indywidualną po rozmowie z konsultantem. Główny czynnik wpływający na cenę to wybrany rodzaj działalności, model podatkowy i liczba faktur kosztowych miesięcznie (u mnie to około 5-10).

Tu małe wyjaśnienie. Jeśli czujesz się na siłach aby samemu odpowiadać za prowadzenie księgowości – nie musisz płacić za księgowego. Zamiast tego możesz korzystać z InFakt jako typowej aplikacji księgowej. Wychodzi około 200zł taniej miesięcznie, ale ja jeszcze się na to nie zdecydowałem. Podobno aplikacja sama wszystko liczy i księguje a różnica jest prawie niezauważalna.

Podsumujmy

Jeśli

• szukasz dobrej (wygodnej, intuicyjnej) aplikacji do wystawiania faktur i rozliczania się z urzędami,
• rozważasz założenie działalności,
• potrzebujesz opieki księgowego bo nie masz głowy do biurokracji
• albo przeciwnie – samemu chcesz się rozliczać

InFakt to moim zdaniem bardzo dobry wybór. Przypominam, że klikając w ten link dostaniesz rabat na pierwszą płatność (a ja prowizję od poleconego klienta).

Jakieś pytania? Zapraszam do kontaktu i sekcji komentarzy.