Czuję się trochę jak ksiądz, który ma coraz większe wątpliwości – w moim wypadku dotyczą nie Boga a szeroko pojętej informatyzacji. Na szczęście nie mam dylematów czy sprzęt i oprogramowanie istnieją czy nie. Bardziej męczy mnie pytanie – czy wdrożenia IT robi się dla uzytkownika czy dla wdrożeń/wdrażających? Czy program państwa (społeczeństwa) informatycznego nam wszystkim pomoże czy niekoniecznie?

Byłem przed chwilką odebrać papierek. Pani wyciągnęła z sejfu rzeczony dokument, gruby zeszyt, i kazała się podpisać w jednym miejscu. Zeszyt wyglądał jakby miał z 10-15 lat, pożółkłe, grube strony, pewnie wykonane z odzyskanej makulaturowej masy. Prawdopodobnie było tam już z kilka tysięcy podobnych podpisów, zaświadczających o wydaniu tego czy innego świstka.

Weźmy tę sytuację i dodajmy do niej system informatyczny z prawdziwego zdarzenia. Najpierw trochę kosztów (takie pierwsze skojarzenia)

• Koszt wdrożenia modułu do wydawania papierków,
• zakup sprzętu,
• przeszkolenie,
• serwis sprzętu i softu,
• personel techniczny (informatycy),
• aktualizacje systemów (zeszyt ma 15 lat, to by było tak – Dos->Win3.1->Win95 albo NT->WinXP… A serwery? A sam system?

No i ta sama sytuacja po wdrożeniu:

Przychodzę i proszę o papierek. Pani loguje się do systemu (o ile nie zapomniała hasła, sieć działa i ma ikonkę na pulpicie), wyszukuje, przypomina sobie jak to sie robiło, denerwuje się że ‘system do dupy’, w końcu jest! Drukuje papierek, drukuje potwierdzenie odbioru (czy drukarka ma papier, toner, nie zacięła się?), jeszcze tylko podpisać w 3 egzemplarzach, podpiąć, przedziurkować, włożyć do skoroszytu (petent już dawno poszedł i jest szczęśliwy). Może przecież się przydać w razie draki.

Ile razy spotkała was sytuacja w której urzędnik ma problem z komputerem, problem utrudniający mu pracę a Wam załatwienie sprawy?

Podliczmy – po 1000 petentów mamy 4 opasłe skoroszyty z potwierdzeniem odbioru świstka. W wersji ‘analog’ mamy jeden i ten sam zeszyt (bo na nim mieści się 50 petentów na stronie, więc dopiero 20 stron zapisanych, zostało jeszcze z 60). Czasowo mamy z jednej strony kilka(naście minut) kontra 30-40 sekund na wyciągnięcie zeszytu, podpis i ‘dziękuję, miłego dnia’.

A teraz rozszerzmy naszą wizję. Przecież ta pani nie tylko wydaje papierki, a jej firma/organizacja robi jeszcze masę innych spraw, na które chrapkę mają przeróżne firemki wdrażające rozliczne systemy ‘wspomagające’ pracę.

Przemnóżmy koszty przez wszystkie te działania, przemnóżmy ilość zużytego papieru i porównajmy z systemem ‘analogowym’, porównajmy czas działania.

Weźmy pod uwagę sytuacje kryzysowe – serwer kiedyś padnie, dane znikną (najczęściej jakieś stare, potrzebne po 10 latach i wtedy okazuje się że… nie ma!), padnie sieć, drukarka, dysk, monitor.

Przećwiczmy jeszcze audytora od bezpieczeństwa, danych osobowych, optymalizacji procesu w celu wdrożenia ISO, napisanie procedur…

A zyski? Są i to ogromne… tylko nie dla nas, petentów i urzędników. Raczej głównie dla tzw. kadry zarządzającej, statystyk, raportów. Czy naprawdę nie ma innej drogi? Czy informatyzacja musi być tak upierdliwa i droga?